Pitkään sähköpostin siirtäminen vasemmalle tai oikealle arkistoi sen ilman kehotusta, eikä juuri muuta. Se oli kätevää, kyllä, mutta se myös rajoitti työnkulkuasi. Nykyään asiat muuttuvat: Voit valita, mitä tapahtuu, kun pyyhkäiset jommallekummalle puolelle, määrittämällä toimintoja, kuten poistaminen, merkitseminen luetuksi/lukemattomaksi, siirtäminen kansioihin tai lykkääminen, muiden muassa. Katsotaanpa, miten sitä voi hienosäätää, jotta siitä saa kaiken irti, ja samalla tarkastelemme muita tärkeitä Gmail-asetuksia Androidilla, jotka parantavat tuottavuuttasi.
Mitä ovat pyyhkäisytoiminnot Gmailissa?
Toiminta on yksinkertainen: sähköpostiluettelossa vedät viestiä vasemmalle tai oikealle, ja Gmail suorittaa kyseiselle eleelle määritetyn komennon. Tämän oikotien arvo on välttää ylimääräisiä kosketuksia kuten sähköpostin avaaminen tai valikoiden avaaminen; yhdellä liikkeellä voit tyhjentää postilaatikon, lajitella viestejä tai asettaa ne torkutetuiksi.
Aiemmin molemmat eleet (vasen ja oikea) tekivät melko lailla saman asian (arkistoivat), mutta nyt voit mukauttaa niitä erikseen. Näin voit mukauttaa sovelluksen todelliseen työskentelytapaasi.esimerkiksi poista yhdellä eleellä ja torkuta toisella, tai arkistoi toisella puolella ja siirrä tiettyyn tunnisteeseen toisella.
Kuinka pyyhkäisy aktivoidaan ja määritetään?
Eleen asettaminen vie vain muutaman sekunnin. Avaa Gmail Android-laitteellasi, siirry kohtaan Asetukset ja siirry yleisiin asetuksiin. Etsimäsi vaihtoehto on nimeltään ”Pyyhkäise toiminnot”. ja sisällä näet kaksi merkintää: ”Pyyhkäise vasemmalle” ja ”Pyyhkäise oikealle”.
Napauta kutakin määrittääksesi halutun toiminnon. Joissakin versioissa näet ”Muuta”-painikkeen jokaisen eleen vieressä; napauta valitaksesi. Jos et näe vaihtoehtoa, päivitä Gmail Google Playsta varmistaaksesi, että sinulla on uusin versio (monissa versioissa se on käytössä versiosta 8.5.20 alkaen, ja jos et vielä näe sitä, on hyvä päivittää).
Mitä kukin ele voi tehdä: käytettävissä olevat toiminnot?
Muokkaamalla kutakin suuntaa (vasen ja oikea) Gmail tarjoaa sinulle useita vaihtoehtoja. Nämä ovat toimintoja, jotka voit määrittää diaan:
- Arkisto: Poistaa sähköpostin postilaatikostasi, mutta pitää sen käytettävissä.
- Poista: Lähettää viestin roskakoriin välittömästi.
- Merkitse luetuksi/lukemattomaksi: Vaihda tila avaamatta sähköpostia.
- Siirrä kohteeseen: Valitse kansio/tunniste lajitellaksesi sen välittömästi.
- Torkku: Piilottaa viestin valitsemaasi päivämäärään ja kellonaikaan asti.
- Ei mitään: Poista toiminto käytöstä, jos et halua mitään tapahtuvan siihen suuntaan.
Tärkeintä on valita sellaisia asioita, joita todella käytät päivittäin. Eleiden määrittäminen usein toistuville tehtäville vähentää huomattavasti napautuksia ja kitkaa tarjottimen käsittelyssä.
Käytännön ideoita eleiden määrittämiseen
Mahdollisia yhdistelmiä on monia; tärkeintä on, että ne heijastavat rutiinejasi. Voit esimerkiksi asettaa Poista-toiminnon pyyhkäisemään vasemmalle ja Arkisto-toiminnon pyyhkäisemään oikealle. Joten siivoat epäolennaisen yhdellä eleellä ja säilytät hyödyllisen toisella., syöttämättä jokaista sähköpostiosoitetta.
Toinen hyödyllinen strategia on määrittää Torkku jommallekummalle puolelle. Kun sähköposti vaatii myöhempää huomiota (mutta ei juuri nyt), lykkäät sitä paremmaan aikaan. Jos työskentelet tunnisteiden mukaan, "Siirrä kohteeseen" -toiminnolla voit lajitella viestin lennossa avaamatta sitä.
Lisäasetukset Gmailissa Androidilla tuottavuuden parantamiseksi
Pyyhkäisytoiminnot ovat vasta alkua. Gmail Androidilla piilottaa muita asetuksia, jotka hyvin yhdistettynä voivat tehdä eron jokapäiväisessä elämässäsi. Suosittelen, että tutustut näihin tärkeimpiin kohtiin säätääksesi ilmoituksia, synkronointia ja suojausta.
Vastaanota ilmoitukset kaikista sähköposteista
Oletusarvoisesti Gmail ilmoittaa sinulle vain korkean prioriteetin sähköposteista, minkä vuoksi viestit voivat jäädä huomaamatta. Jos haluat tietää kaiken, muuta mieltymystäsi tai opi, miten mukauttaa ilmoituksiaAvaa Gmail, avaa sivuvalikko, siirry kohtaan Asetukset, valitse tilisi, napauta Ilmoitukset ja valitse "Kaikki".
Jos hallinnoit useita tilejä, säädä kutakin erikseen. Näin varmistat, ettet missaa tärkeitä ilmoituksia ja ylläpitää sujuvaa kommunikaatiota.
Valitse synkronoitavien päivien määrä
Oletusarvoisesti Gmail synkronoi 30 päivän sähköpostit offline-käyttöä varten. Jos työskentelet usein vanhojen viestien kanssa, laajenna kyseistä aluetta. Kirjaudu Asetuksissa tilillesi, vieritä alas kohtaan Datan käyttö ja napauta ”Synkronoitavat sähköpostit päivinä” valitaksesi ajanjakson.
Mitä useamman päivän valitset, sitä enemmän paikallista tilaa se vie, mutta saat nopean offline-yhteyden. Löydä käyttöösi parhaiten sopiva tasapaino ja käytettävissä oleva tallennustila.
Toimintojen vahvistukset virheiden välttämiseksi
Pelkäätkö vahingossa tapahtuvaa poistamista tai arkistointia? Ota vahvistukset käyttöön. Yleiset asetukset -kohdassa siirry kohtaan ”Toimintovahvistukset”. ja valitse haluamasi: lähetä, poista, arkistoi jne. Tällä tavoin Gmail pyytää sinulta vahvistusta ennen näiden toimintojen suorittamista.
Tämä asetus antaa sinulle mielenrauhaa, varsinkin jos olet määrittänyt tehokkaita eleitä, kuten Poista. Turvallisuuden tuntu ei ole koskaan pahitteeksi, kun ajetaan lujaa..
Vaihda ilmoitustoiminnoksi ”Poista”
Kun saat sähköposti-ilmoituksen, pikapainike on yleensä asetettu arkistointitilaan. Jos haluat mieluummin poistaa suoraan ilmoituksesta, siirry Yleiset asetukset -kohtaan ja etsi ”Oletusilmoitustoiminto”; muuta se arvoksi ”Poista”.
Tällä tavoin voit päästä eroon roskapostista tai ei-toivotuista mainoksista avaamatta Gmailia. Se on erittäin tehokas tapa pitää melu loitolla. itse ilmoituspaneelista.
Piilota Meet-välilehti, jos et käytä sitä
Jos et soita Meet-videopuheluita Gmailista, kyseinen välilehti vie tilaa ja lisää häiriötekijöitä. Voit piilottaa sen tilin mukaanSiirry asetuksiin, valitse tili, vieritä alas kohtaan ”Meet” ja poista käytöstä asetus ”Näytä Meet-välilehti videopuheluissa”.
Tämä vapauttaa käyttöliittymän ja pitää postilaatikkosi siistimpänä. Vähemmän näkyviä elementtejä tarkoittaa yleensä nopeampia päätöksiä..
Sähköpostien poistaminen ilmoituksista: oikotie asiaan
Ilmoitusten oletustoiminnon muuttamisen lisäksi on hyvä idea sisäistää työnkulku. Kun saat Gmail-ilmoituksen, pyyhkäise tai laajenna ilmoitus. ja poista triviaalia sähköposteja avaamatta sovellusta käyttämällä ”Poista”-painiketta.
Asetus tehdään kohdassa Gmail > Asetukset > Yleiset asetukset > Oletusilmoitustoiminto > Poista. Kun olet aktiivinen, ansaitset muutaman napautuksen vähemmän päivässä., jotka pitkällä aikavälillä ovat säästettyjä minuutteja.
Torkkuminen: Huomion strateginen hallinta
Saapuneet-kansion nollataso voi olla epärealistinen tavoite, mutta voit saada postilaatikkosi näyttämään vain sen, mikä on juuri nyt tärkeää. Torkkutoiminto on liittolaisesi vapauttaaksesi silmäsi ja mielesi menettämättä viestiä näkyvistä.
Voit torkuttaa avaamalla sähköpostin, napauttamalla kolmen pisteen valikkoa ja valitsemalla ”Torkku”. Valitse päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat sen ilmestyvän uudelleen; siihen asti viesti katoaa postilaatikosta. Jos olet asettanut torkkutoiminnon pyyhkäisyeleelle, sinun ei tarvitse edes avata sitä.
Luottamuksellinen tila: Yksityisyys hoidettu oikein
Kun lähetät arkaluonteisia tietoja (sopimus, pankkitiedot tai lääketieteelliset asiakirjat), lisää suojausta luottamuksellisella tilalla. Tämä ominaisuus hallitsee viestin elinkaarta ja käyttöä vastaanottajan postilaatikossa.
Luottamuksellisessa tilassa voit asettaa vanhenemispäivämäärän: 1 päivä, 1 viikko, 1 kuukausi, 3 kuukautta tai 5 vuotta. Tämän ajan kuluttua viesti vanhenee eikä ole enää käytettävissä. vastaanottajalle. Lisäksi esimerkiksi edelleenlähetys, kopiointi, liitteiden lataaminen tai tulostaminen (verkkoversiossa) on estetty.
Jos haluat maksimaalisen turvallisuuden, ota käyttöön ”Vaadi koodi tekstiviestillä”. Vastaanottaja tarvitsee yksilöllisen koodin, joka lähetetään hänen puhelimeen. avataksesi sähköpostin; ilman koodia ei ole pääsyä.
Aktivoi se: aloita sähköpostin kirjoittaminen, napauta kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa ja siirry "Luottamuksellinen tila". Aseta vanhenemis- ja käyttötapa (tekstiviestillä tai ilman), tallenna ja lähetä täysin mielenrauhalla.
Automaattinen vastaus: Katkaise yhteys huoletta
Kun olet lomalla, koulutuksessa tai vain offline-tilassa, aseta automaattinen vastaus. Näin ilmoitat poissaolostasi ja vähennät sähköpostin tarkistamisen painetta. jatkuvasti.
Siirry asetuksiin, valitse tilisi ja etsi kohta ”Automaattinen vastaus”. Aktivoi se, määritä aloitus- ja päättymispäivät, kirjoita selkeä viesti ja jos haluat, rajoita vastauksesi yhteystietoihisi välttääksesi vastaamisen ei-toivotuille lähettäjille.
Hyödyllinen sulkeissa: pyyhkäise myös Google Messagesissa
Pyyhkäisyele ei ole yksinomaan Gmailissa; Googlen Viestit-sovelluksessa voit myös mukauttaa sitä. Jos hallinnoit paljon tekstiviestejä tai RCS:ää, tämä asetus voi säästää aikaasi. sielläkin.
Avaa Viestit, avaa asetukset napauttamalla profiilikuvaasi, etsi ”Viestiasetukset” ja vieritä alas kohtaan ”Pyyhkäisytoiminnot”. Voit mukauttaa pyyhkäisyä oikealle ja pyyhkäisyä vasemmalle erikseen, esimerkiksi Arkistoi, Poista, Merkitse luetuksi/lukemattomaksi tai Ei käytössä.
Valitse mitä käytät eniten kussakin suunnassa ja siinä kaikki. Siitä lähtien voit arkistoida, poistaa tai merkitä keskusteluja yksinkertaisella eleellä. menemättä jokaiseen viestiketjuun erikseen. Kuten Gmailissa, vahvistusten ottaminen käyttöön yleisissä asetuksissa estää ei-toivotut virheet.
Vinkkejä kaikkien asetusten yhdistämiseen ja parempaan toimintaan
Taika piilee palasten yhteen kokoamisessa: hienosäädetyt ilmoitukset, tehokkaat eleet ja vahvistukset tarvittaessa. Tehokas esimerkki on "Poista"-toiminnon asettaminen ilmoituksiin., “Arkisto” ja “Torkku” pyyhkäisemällä ja pidä pohjassa vahvistaaksesi “Poista”.
Näin ollen epäolennaiset kohteet lentävät pois ilmoituspaneelista, hyödylliset kohteet arkistoidaan sormen napsautuksella ja tärkeät mutta ei kiireelliset asiat lykätään. Tarjottimesta tulee tila selkeälle toiminnalleeikä loputtomalla tehtävälistalla.
Versiot ja funktioiden saatavuus
Pyyhkäisyeleiden mukauttaminen saapui Gmailin Android-päivityksen mukana, ja sitä on otettu käyttöön laajalti. Jos et näe Pyyhkäisytoiminnot-kohtaa Yleiset asetukset -kohdassapäivitä sovellus Google Playsta varmistaaksesi, että sinulla on uusin versio (monilla käyttäjillä se on versiosta 8.5.20 alkaen).
Huomaa, että jotkin lisäominaisuudet voivat vaihdella tilin tai ympäristön mukaan. Esimerkiksi lukuilmoitukset ovat olemassa natiivina työkaluna tietyissä yhteyksissä, ja kokemus voi vaihdella henkilökohtaisten ja työtilien välillä.
Pienet yksityiskohdat, jotka tekevät eron
Pieneltäkin tuntuva muutos voi mullistaa kokemuksesi. Määritä eleelle ”Merkitse luetuksi/lukemattomaksi” On hienoa käydä tarjotin läpi erissä; "Siirrä kohteeseen" on täydellinen, jos työskentelet teematunnisteiden kanssa; ja "Ei mitään" voi olla hyödyllinen, jos haluat välttää toimia toisella puolella tottumuksesta.
Jos huomaat paljon virheitä nopealla harjoittelulla, aktivoi vahvistukset ja anna harjoitukselle mahdollisuus: muutaman päivän kuluttua peukalosi tietää polun ulkoa ja hallitset sähköpostiasi täydellä nopeudella.
Gmail Androidille on räätälöity sinulle: Eleet nopeisiin päätöksiin, hienosäädetyt ilmoitukset, synkronointi mieleiseksesi ja työkaluja, kuten Torkku, Luottamuksellinen tila ja Automaattinen vastaus, joiden avulla asiat pysyvät järjestyksessä. Näiden ominaisuuksien säätäminen keventää postilaatikkoasi ja tekee ajastasi tuottavampaa. Jaa tämä opas, jotta muut käyttäjät voivat oppia mukauttamaan Gmailia Androidilla..