Gmail on vakiinnuttanut asemansa yhtenä maailmanlaajuisesti käytetyimmistä ja arvostetuimmista sähköpostipalveluista.helppokäyttöisyytensä, laitteiden ja tietokoneiden yhteensopivuuden sekä saumattoman integroinnin Googlen ja Android-ekosysteemiin ansiosta. Vaikka sen käyttöönotto on helppoa, monet käyttäjät eivät ole tietoisia sen tarjoamista edistyneistä organisointityökaluista tai eivät hyödynnä niitä täysimääräisesti, varsinkaan kun on kyse Tehokas sähköpostinhallinta kansioiden tai otsikoiden avulla. Yksi yleisimmistä kysymyksistä, joita käyttäjät kysyvät, on se, onko Gmailissa todella mahdollista luoda kansioita sähköpostin järjestämiseksi kuten muissa perinteisissä palveluissa.
Tämän artikkelin aikana saat selville Kansioiden (tunnisteiden) luominen, hallinta, mukauttaminen ja automatisointi Gmailissa. Autamme sinua ymmärtämään kansioiden ja otsikoiden välisen eron, kuinka saat niistä kaiken irti millä tahansa laitteella ja kuinka voit automatisoida prosessin, jotta sinun ei enää koskaan tuhlaa aikaa tärkeän sähköpostin etsimiseen.
Onko Gmailissa mahdollista luoda kansioita? Kansioiden ja tarrojen välinen ero
Kysymys esitetään usein: Voiko Gmailissa luoda kansioita aivan kuten muissakin sähköpostipalveluissa? Googlen virallinen vastaus on, että Gmail ei käytä perinteisiä kansioita, vaan otsikoita. Vaikka konsepti on erilainen, lopputulos on käytännössä sama ja paljon tehokkaampi. Gmailin tunnisteet ovat kansioiden kehittyneempi versio. Voit lisätä useita tunnisteita samaan sähköpostiin., kun taas perinteisissä kansioissa voi tallentaa vain yhden viestin kerrallaan.
Mihin Gmail-tunnisteita käytetään? Niiden avulla voit:
- Lajittele sähköpostisi eri kategorioissa (henkilökohtaiset, työ, laskut, projektit jne.).
- Useiden tunnisteiden lisääminen yhteen viestiin: : sama sähköpostiosoite voi kuulua sekä "projekteihin" että "laskuihin" samanaikaisesti.
- Hae ja paikanna sähköposteja helposti napsauttamalla mitä tahansa sivupaneelin tunnistetta.
- Sisäkkäiset tagit luoda alikansioita ja organisaatiohierarkiaa.
Vaikka termiä "kansio" ei virallisesti käytetä Gmailissa, Voit lajitella ja hallita sähköpostejasi aivan kuin ne olisivat perinteisiä kansioita, mutta joustavammin ja tehokkaammin..
Kuinka luoda kansio (tunniste) Gmailissa selaimesta
Yksi kätevimmistä ja visuaalisimmista tavoista järjestää sähköpostisi on Kansioiden luominen ja hallinta Gmailissa tietokoneella. Noudata näitä yksityiskohtaisia ohjeita tehdäksesi niin:
- Pääsy gmail selaimestasi ja kirjaudu sisään tilille, jolle haluat luoda uuden kansion.
- Vieritä vasemmassa sivupalkissa alaspäin, kunnes löydät osion Tunnisteet.
- Napsauta kuvaketta + (tai ”Luo uusi tunniste”), joka sijaitsee yleensä ”Tunnisteet”-otsikon vieressä.
- Kirjoita avautuvaan ikkunaan haluamasi nimi uudelle tunnisteelle (esimerkiksi "Laskut", "Työ", "Perhe" jne.).
- valinnainen: Jos haluat luoda alikansion (sisäkkäisen tunnisteen), valitse ”Sisäkkäinen tunniste” ja valitse päätunniste, jonka alle haluat luoda alikansion.
- Napsauta Luoda ja näet uuden tunnisteesi sivuluettelossa.
Edistyneet edut: sinulla voi olla jopa 10.000 XNUMX tarraa tiliä kohden ja tarvittaessa voit priorisoida organisaatiotasi sisäkkäin sijoittamalla otsikoita toisten sisällä simuloiden alikansioita aivan kuten perinteisessä tiedostojärjestelmässä.
Kuinka luoda kansio Gmailissa Android-sovelluksella
Gmailin käyttö matkapuhelimella on yleistymässä. Vaikka Android- ja iOS-sovelluksella on joitakin eroja työpöytäversioon verrattuna, Voit luoda ja hallita tunnisteita sovelluksesta pitääksesi postilaatikkosi täydellisesti järjestyksessä mistä tahansa:
- Avaa sovellus gmail matkapuhelimellasi.
- Napsauta kuvaketta kolme vaakapalkkia (hampurilaislista) vasemmassa yläkulmassa.
- Laskeudu osuudelle Tunnisteet ja napsauta luo uusi.
- Anna haluamasi nimi uudelle kansiolle tai otsikolle ja vahvista sen luominen.
Huom: Joissakin laitteissa vaihtoehto saattaa olla merkitty seuraavasti: Luo uusi asiakirja automaattisten käännösten tai sovelluksen versioiden vuoksi, joita ei ole täysin päivitetty. Kummassakin tapauksessa prosessi on hyvin samanlainen: etsi uusi nimivaihtoehto ja anna sille haluttu nimi.
Voit luoda niin monta kansiota (tunnistetta) kuin tarvitset, ilman käytännön rajoituksia päivittäiselle organisoinnillesi.
Sähköpostien lisääminen kansioon (tunnisteeseen) Gmailissa
Kun tarrat on luotu, seuraava vaihe on Sähköpostien siirtäminen tai määrittäminen Gmail-kansioihin (tunnisteisiin). Tämä voidaan tehdä useilla tavoilla, sekä tietokoneella että mobiililaitteella:
- Tietokoneesta: Merkitse yksi tai useampi sähköposti postilaatikossasi, napsauta kuvaketta "Muuttaa" o "Etiketti", valitse haluttu kansio tai otsikko, niin se lisätään automaattisesti.
- Puhelimesta: Avaa sähköposti, napauta oikeassa yläkulmassa olevaa kolmea pistettä ja valitse "Muuta tunnisteita" o "Muuttaa". Valitse haluamasi tarra(t) ja paina "OK".
- Molemmissa tapauksissa: Voit liittää samaan sähköpostiin useamman kuin yhden tunnisteen, jolloin voit järjestää sen teemojen mukaan.
Tämän järjestelmän ansiosta Yksittäinen sähköposti voi olla eri luokkien alla ilman, että sitä kopioidaan.. Esimerkiksi matkavaraussähköposti voi olla merkitty sekä ”Loma” että ”Maksut”.
Kuinka automatisoida organisaatio: Luo suodattimia Gmailissa
Haluatko mennä askeleen pidemmälle ja Gmail järjestää sähköpostisi automaattisesti kansioissa? Avain on siinä gmailin suodattimetVoit lukea lisää osoitteesta Sähköpostien varmuuskopiointi Gmailissa pitääksesi organisaatiosi turvallisena ja tehokkaana.
- Napauta postilaatikon yläreunassa olevaa pientä avattavaa nuolta hakukentässä.
- Määritä suodatuskriteerit: lähettäjä, avainsanat, vastaanottaja, koko jne.
- Napsauta Luo suodatin.
- Merkitse funktio "Käytä etikettiä" ja valitse tai luo kansio, johon haluat kyseisen tyyppisen sähköpostin arkistoitavan automaattisesti.
- Vahvista suodattimen luominen ja voit halutessasi käyttää sitä myös olemassa oleviin sähköposteihin.
Etu:
- Täydellinen automaatio tavallisille sähköposteille (laskuille, uutiskirjeille, työilmoituksille jne.)
- Vältä postilaatikon ylikuormitusta
- Voit arkistoida, merkitä tähdellä, poistaa tai lähettää viestejä määriteltyjen sääntöjen mukaisesti
Kansioiden (tunnisteiden) muokkaaminen, nimeäminen uudelleen tai poistaminen Gmailissa
Gmail-kansioiden hallinta ei pääty niiden luomiseen. Voi Muokkaa, nimeä uudelleen, piilota tai poista tunnisteita helposti ja nopeasti:
- Muokkaa tai nimeä uudelleen: Napsauta sivupalkissa olevan otsikon vieressä olevia kolmea pistettä, valitse "Muokkaa" tai "Nimeä uudelleen", anna uusi nimi ja tallenna muutokset.
- Poista: Käytä vastaavasti kolmen pisteen valikkoa ja valitse ”Poista tunniste”. Vahvista toiminto. Huomaa, että tämä poistaa vain tunnisteen, ei sähköposteja.
- Piilottaa: Jos sinulla on paljon tunnisteita ja haluat vähentää visuaalista sotkua, voit piilottaa ne "Hallitse tunnisteita" -osiosta.
- mukautetut värit: Voit määrittää kullekin tarralle eri värin erottaaksesi ne helpommin. Vie hiiri otsikon päälle, napsauta kolmea pistettä ja valitse "Tiedon väri".
neuvosto: Ennen kuin poistat tunnisteen, tarkista, ettet menetä nopeaa pääsyä tärkeisiin viesteihin. Muista, että sähköpostit pysyvät tililläsi, vaikka poistaisit tunnisteen, ellet sitten poista niitäkin.
Alikansioiden tai sisäkkäisten otsikoiden luominen Gmailissa
Edistynyt organisointi saavutetaan alikansioiden (sisäkkäisten tunnisteiden) avulla. Sähköpostin voi jäsentää projektien, asiakkaiden, vuosien, osastojen jne. mukaan. Voit myös tutustua vaihtoehtoja Gmailille Jos etsit muita postin järjestelyvaihtoehtoja.
- Napsauta Otsikot-paneelissa sen pääotsikon vieressä olevia kolmea pistettä, johon haluat luoda alikansion.
- Valitse ”Lisää aliotsikko”.
- Kirjoita alikansion nimi ja napsauta "Luo".
- Alikansio näkyy pääkansion alapuolella, mikä mahdollistaa selkeämmän hierarkkisen ja visuaalisen hallinnan.
Ihanteellinen käyttäjille, joilla on useita projekteja tai jotka vastaanottavat paljon viestejä, sillä se mahdollistaa otsikoiden sisäkkäisyyden, mikä järjestää sähköpostirakenteensa paremmin.
Tunnisteiden näyttäminen tai piilottaminen Gmailissa
Joskus Gmailin sivupalkki voi täyttyä niin monesta otsikosta. Voit valita, mitkä otsikot näytetään tai piilotetaan. helposti:
- Napsauta sivuvalikossa ”Hallinnoi tunnisteita” tai siirry kohtaan Asetukset > Tunnisteet.
- Valitse kunkin tunnisteen vierestä, haluatko sen olevan näkyvissä, vain viestien yhteydessä vai piilotettuna.
Tämä auttaa pitämään käyttöliittymän siistinä ja keskittymään olennaiseen.
Lisävinkkejä sähköpostin järjestämiseen Gmailissa
- Yhdistä tunnisteet ja suodattimet: Automatisoi kaikki mahdollinen sääntöjen ja tunnisteiden avulla säästääksesi aikaa ja välttääksesi kaaoksen postilaatikossasi.
- Älykkäiden värien määrittäminen: Käytä värejä erottaaksesi alueet (työ, perhe, asiakkaat, kiireelliset ilmoitukset jne.).
- Käytä tehtävälistoina tunnisteita: Voit esimerkiksi luoda tunnisteita, kuten ”Vastausta odotetaan” tai ”Tarkistettavana”.
- Arvioi etikettisi uudelleen: Tarkista ja poista tarpeettomat tunnisteet aika ajoin pitääksesi kaiken ajan tasalla.
- Näkyvyysraja: Verkkoversiossa sivupalkissa näkyy vain enintään 500 tunnistetta; Tämän lisääntyminen voi hidastaa latausta.
- Älä sekoita piilottamista poistamiseen: Piilottaminen poistaa vain tunnisteen näkyvistä, mutta se on edelleen olemassa ja sähköpostit ovat edelleen tunnisteilla varustettuja.
Sähköpostien vieminen kansiosta (tunniste)
Jos sinun on vietävä tai varmuuskopioitava kaikki tietyn tunnisteen sähköpostitVoit luottaa kolmannen osapuolen työkaluihin, kuten virallisiin Chrome-laajennuksiin, tai käyttää Google Takeout -palvelua kaikkien tiettyä tunnistetta käyttävien sähköpostiesi viemiseen.
Huomaa kuitenkin, että edistynyt vienti on käytettävissä vain tavallisille tileille, ei organisaatioiden hallinnoimille tileille.
Sähköpostin pitäminen järjestyksessä Gmailissa kansioiden (tunnisteiden) avulla helpottaa elämääsi.vähentää stressiä, lisää tuottavuutta ja säästää aikaasi joka päivä. Käytätpä tiliäsi työhön, kouluun tai henkilökohtaiseen hallintaan, Gmail-tunnisteiden mahdollisuudet ovat rajattomat. Käytä muutama minuutti organisaatiojärjestelmäsi perustamiseen, niin huomaat, kuinka kaikki sähköpostisi alkaa olla järkevää ja järjestyä, jolloin voit keskittyä siihen, mikä on todella tärkeää.
